Czy faktura musi być podpisana?

Faktury są jednym z najczęściej stosowanych dokumentów wykorzystywanych w obiegu gospodarczym. Przepisy prawne jasno określają, jakie elementy powinien zawierać tego typu dokument, aby faktura spełniała wszystkie obowiązujące wymogi. Faktura powinna zawierać adres odbiorcy faktury, adres nadawcy czyli osoby/ firmy, która tą fakturę wystawia, a także datę wystawienia oraz datę płatności za usługę /towar. Niezwykle ważnym elementem każdej faktury jest jej numer- numer porządkowy. Każda faktura powinna zawierać też numer NIP zarówno firmy, która ją wystawiła, jak i firmy która jest odbiorcą faktury.
Każda faktura musi mieć też jasno określone elementy, za które płacimy. Może to być jedno zdanie lub dłuższy opis. Najważniejsze, aby odbiorca faktury wiedział, za co będzie realizował płatność. W zależności od kraju, w którym faktury są wystawiane mogą one zawierać dodatkową stawkę VAT- w Polsce jest o 23%. Stawki te mogą się różnić w zależności od sprzedawanych usługi. Jeżeli faktura wystawiona jest do jednego z krajów Unii Europejskiej wówczas nie zawiera ona VATu, a bardzo często pojawia się na niej dodatkowa adnotacja w postaci informacji „odwrotne obciążenie”. Faktury wystawiane do krajów znajdujących się poza Unią Europejską mają 0% VATu. Jeżeli chodzi o wygląd tego jakże ważnego dokumentu, to nie ma jednoznacznie określonego szablonu, w jakim faktura powinna być wystawiona. Wygląd poszczególnych dokumentów różni się w zależności od programu, w którym faktura jest wystawiana. Bardzo często firmy na fakturze umieszczają dodatkowo swoje logo, co stanowi swego rodzaju reklamę. Jedne faktury generowane są w wersji czarno-białej, inne kolorowej. Nie ma szczególnych regulacji co do ich ostatecznego wyglądu. Jednym z najważniejszych pytań często związanych z fakturami wystawionymi lub otrzymywanymi jest to, czy faktura musi być podpisana? Kwestia ta nadal budzi wiele sporów i wątpliwości. Jedni uważają, że faktura musi posiadać podpis i pieczęć firmową, inni z kolei uważają, że dokument ten nie musi być opatrzony podpisem, ani dodatkowymi potwierdzeniami. Jak jest naprawdę? Aktualnie respektowane są zarówno dokumenty podpisane, jak i te nie opatrzone podpisem. Prawo dopuszcza przekazywanie faktury bez podpisu z tym, że dokumenty podpisane są zawsze lepiej odbierane przez kontrahenta. Podpis na fakturze jest elementem dodatkowym nie obowiązkowym. Podobnie jest z pieczątką – dokument nie musi zawierać pieczątki z podpisem. Jest to ponownie element dodatkowy. Należy pamiętać, że w przypadku sytuacji spornych, które rozwiązywane są na drodze sądowej, brak podpisu na fakturze nie jest dodatkowym argumentem przemawiającym na korzyść danej strony. Jak wspomniano, brak podpisu jest respektowany w Polsce i dokumenty tego typu mogą, ale nie muszą go zawierać by były w pełni akceptowalne. Kwestią budzącą wątpliwości jest również forma przekazania tego typu dokumentu. Czy należy go przesłać w wersji papierowej do odbiorcy, czy wystarczy tylko wersja elektroniczna? Obydwie formy są akceptowalne, przez wiele firm preferowana jest wysyłka dokumentu tylko drogą elektroniczną ze względu na oszczędność papieru i kultywowane podejście ”eko”, jednak najczęściej zalecane jest wcześniejsze ustalenie drogi przekazu tego jakże ważnego dokumentu.